I 6 consigli per organizzare un evento di successo

“Ci ho lavorato per mesi, ho studiato tutto nel minimo dettaglio, l’ho anche comunicato al meglio. Se si sono presentati in pochi non è colpa mia. È colpa del posto in cui vivo, della pioggia, del troppo sole, del malocchio.”

Quando un evento non funziona la ragione non è sempre da attribuire a fattori esterni. Se ci hai addirittura lavorato tanto, hai coinvolto dei professionisti, il programma del tuo evento era di grande valore, hai anche fatto una (secondo te) buona comunicazione, perché è stato un flop?
Che tu abbia cercato di organizzare un grande evento commerciale, culturale o sportivo, se non ha funzionato significa che c’è qualcosa da registrare. O forse più di qualcosa. Ecco di seguito un po’ di consigli su cose che noi giraffe abbiamo imparato (anche sbagliando) nel corso degli anni.

1. Sii convinto della tua idea, ma non troppo

Quando hai l’idea per un evento e una certa capacità di svilupparla, prima di provare a metterla su strada cercando fondi per realizzarla e professionisti che ci aiutino, probabilmente l’hai prima cullata nella tua mente per settimane o mesi. Sei arrivato a sentirla parte di te, perché è nata da qualcosa che ti interessa molto. Ma sei sicuro che la tua idea sia di interesse per un pubblico più vasto di te stesso e delle persone che conosci?  Non innamorarti della tua idea, mettila in dubbio. Per farlo, devi infilarvi nei panni di chi la pensa diversamente da te. Sono molti di più di quelli che invece la pensano nello stesso modo.

2. Trasformati nel tuo pubblico di riferimento

L’idea è diventata un progetto concreto: l’hai messa su carta, scritta e riscritta più volte, c’è anche un programma di massima. Se non sei tu il tuo principale sponsor (nel caso di un’attività commerciale), ti stai muovendo per trovare i fondi. Hai partecipato a bandi pubblici, europei, di realtà istituzionali, ci sono anche degli sponsor privati interessati a finanziarti. E alla fine hai convinto qualcuno di loro che il tuo progetto è un grande progetto. Bene, anzi benissimo. Ma qui viene la parte difficile: l’approvazione di realtà che sponsorizzano il tuo evento non dice ancora molto sulla sua possibile efficacia. Dice invece più di qualcosa sulla tua capacità di avere convinto delle persone a finanziarti. Dice insomma che sei un bravo commerciale. Quasi sempre chi ti finanzia non conosce gli aspetti pratici della costruzione di un evento, ma poi verrà a chiederti conto dei risultati.
Questa fase quindi non deve convincerti necessariamente della futura riuscita del tuo progetto. Adesso che la stai per mettere a terra, devi immaginare chi sarà il tuo pubblico e come si muoverà all’interno degli spazi del tuo evento. Potrebbe non farlo come te. Anzi, probabilmente sarà proprio così.

3. La direzione artistica deve essere unica. E non solo quella artistica.

Chi organizza un evento deve avere ben chiari i processi che portano a realizzarlo, da quello della direzione artistica a quelli più pratici che riguardano la logistica, la comunicazione, l’accoglienza del pubblico. Eccetera. Non tutti sono capaci di avere una visione globale di così tanti aspetti.
Se non hai questo talento, probabilmente ti troverai a scegliere dei professionisti che ti aiuteranno nei diversi settori organizzativi. Li riunirai e istituirai un tavolo di lavoro. Ognuno di loro proporrà quella che ritiene la soluzione più adatta per il suo campo. Sono dei professionisti e probabilmente avranno delle idee che ti convinceranno.
Ma attenzione: questo è il momento in cui si rischia di fallire ancora prima di iniziare. I tavoli di lavoro sembrano efficaci a chi li fa, ma spesso non portano lontano. Se non sei in grado di farlo tu, puoi pensare di farti affiancare da una persona o da un’agenzia che abbia una visione forte, non solo artistica, e che porterà tutti i professionisti coinvolti a convergere in quella visione. Ascoltandoli, mettendosi in dubbio, certo, e cambiandone una parte quando ritiene una soluzione più efficace della sua. La somma di visioni diverse farà percepire al pubblico di riferimento il tuo evento come un insieme di parti distinte non messe a fuoco. Con il rischio concreto che potrebbe andare da un’altra parte.

4. La comunicazione non è tutto, ma è molto. Mettila a budget.

Ci sono eventi con grandi contenuti e organizzati bene che non sono sostenuti da una promozione efficace. Può essere successo di aver coinvolto un’agenzia che non fosse specializzata in questo settore, oppure di aver tralasciato nel budget proprio un serio investimento nella comunicazione. Chi parteciperà a un evento se nessuno sa che esiste? La risposta vale anche per il miglior evento del mondo: nessuno. Impiega per la comunicazione almeno il 30% del budget e coinvolgi uno studio competente in materia. Ti suonerà strano, ma tieni in conto anche questo: più piccolo sarà il tuo evento, più questa percentuale dovrà aumentare. È sempre meglio fare poche cose promosse eccezionalmente bene.

5. Non tutti i professionisti sono i professionisti adatti.

E se fino a questo punto hai fatto tutte le mosse giuste, ma il tuo evento non ha comunque funzionato? Forse qualcuna di quelle non era davvero così giusta, oppure c’è un altro aspetto da considerare.
Hai scelto dei professionisti che ritieni validi, ma forse qualcuno di loro non lo era davvero. Chiediti se li hai scelti tra gli amici (capita), o facevano parte di un team per un progetto precedente (che magari allo stesso modo non ha funzionato) e in quel caso li hai chiamati per comodità.
Prova a indagare meglio i risultati che hanno ottenuto nella costruzione di eventi a cui hanno lavorato in precedenza. Non basta che ti abbiano fatto un elenco, devi capire quanto pubblico sono riusciti a coinvolgere. Senza i risultati, le parole restano quello che sono: parole.

6. Il metro di valutazione della riuscita di un evento è il pubblico.

Ce ne possono essere molti altri, ma è uno l’aspetto che ne definisce la riuscita agli occhi di tutti: il numero di presenze rispetto alle previsioni. Un evento può avere anche un forte valore culturale, o sociale, ma se hanno partecipato in pochi, rispetto alle tue previsioni, quel valore si perde. Nel caso di un evento commerciale avrai utilizzato un budget promozionale senza ottenere risultati.

Se stai organizzando un evento, o lo fai abitualmente, speriamo che i nostri consigli ti siano stati utili. Puoi anche esplorare uno dei nostri casi di successo: Rovigoracconta, l’evento culturale che è arrivato da zero a 40.000 presenze in soli tre anni, raggiungendo centinaia di spettatori già dalla prima edizione. Se invece vuoi che ti aiutiamo a costruire il tuo evento commerciale, culturale o sportivo, contattaci. Troveremo le idee e le strategie efficaci per il tuo progetto.

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